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老年医学研究室档案管理规范

档案管理是研究室管理工作的重要内容之一,其直接影响研究室整体管理水平。为了加强老年医学相关研究室的档案管理,本着统一管理、分级负责的原则,达到完整、准确、系统、安全和有效利用的目的,根据国家有关文件的规定,结合研究所实际,特制定本规范。

1. 为何要建立研究室档案?

1.1研究室档案是研究工作的真实记录,具有原始性、凭证性,是原始的技术凭证,是开展调查研究的重要依据。

1.2研究室档案能客观地反映研究室的管理水平和质量;能增强领导决策的科学性。首先是日常工作的溯源凭证,其次是研究室资质认定时的鉴证材料,第三是科学研究的信息资源。

2. 研究室档案管理存在的问题

2.1档案管理混乱,无专柜、专人负责妥善保存研究记录和各种档案。

2.2资料残缺,不系统。

2.3记录未完善就存档或档案丢失。

2.4只注重工作过程和结果,而忽略对资料的全面收集、整理、归档和利用分析,建档意识淡薄。

2.5研究室有工作及活动而无记录。

2.6有措施而无书面文字记载和资料存档。

2.7无制度、无职责,无专门或兼职的档案管理员。

3.研究室档案的内容

研究室档案如有与科室重合的部分,需复印各自存档。

3.1综合类

3.1.1外部文件:研究室相关工作的标准、制度文件。

    3.1.2内部文件:各项规章制度、年度计划及总结、基本情况统计报表、考核评估情况、工作人员及变动情况、仪器设备的增减情况、研究室建设与环境条件改变情况。

3.2个人技术档案类

3.2.1专业技术资格证书;

3.2.2聘书;

3.2.3劳动合同等(指科研助理等人员);

3.2.4年度考核情况;

3.2.5学历教育情况;

3.2.6其他。

3.3 科研档案类(一般由课题负责人或研究室秘书整理归档)

    3.3.1综合管理:上级有关科研工作的文件材料,研究室科研规划、计划、统计报表、总结材料,研究室组织承办或参加科研交流、学术会议的会议材料等;

    3.3.2科研准备阶段:科研课题审批文件、任务书、委托书,开题报告,课题研究计划,经费预算,方案论证和协议书、合同等文件;

    3.3.3研究阶段:各种载体的重要原始记录,实验报告,计算材料,专利申请的有关文件材料,设计文件、图纸,关键工艺文件,重要的来往技术文件,研究工作年度进展报告等;

    3.3.4总结鉴定验收阶段:工作总结,科研报告,论文,专著,参加人员名单,技术鉴定材料,科研投资情况,经费决算材料等;

    3.3.5成果和奖励申报阶段:成果和奖励申报材料及审批材料,推广应用的经济效益和社会效益证明材料等;

    3.3.6推广应用阶段:推广应用方案、总结,扩大生产的设计文件、工艺文件,转让合同,用户反馈意见等;

3.3.7研究室成员在公开刊物发表的学术论文,公开出版发行的教材、著作、作品,专利证明等。

3.4 仪器设备类

3.4.1购买申请报告、招投标文件、采购合同、验收单、安装验收报告等;

    3.4.2随机资料使用说明书、合格证、操作维护手册、附件资料、保修卡、光盘等;

3.4.3使用记录、维护检修记录、调拨移交记录、报废鉴定记录等。

3.5 辅助记录类

3.5.1会议记录; 

    3.5.2研究室外联、来访记录; 

4. 如何完善研究室档案管理

4.1 指定专职档案管理人员,要求:

4.1.1由研究室成员担任,了解专业知识熟悉研究室和科室各种业务;

4.1.2根据实际情况制定档案管理制度,统一档案格式,使研究室档案管理工作规范化、制度化。

4.2 档案工作应融入日常办公管理

4.2.1在日常工作任务繁重的情况下,避免年末或次年集中归档的传统做法,实现化整为零,实时归档。

4.2.2研究室主任督查档案管理人员及课题负责人对各种记录的及时完善,须认识到档案管理不是阶段性和过渡性的工作,而是一项长期保持性、常规性的工作,建立一种检查机制,促进档案的完整性。

 

江苏省老年医学研究所

2017年8月20日 

 

 

 

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